Gestione elettronica documentale come soluzione innovativa per la gestione dei processi

Autori: Andrea Pietrobelli, Ivan Giunta e Valentina Fantini.
Pubblicato su: Novembre dicembre 2008 – Ufficio Acquisti

Negli ultimi anni è emersa una sempre maggiore attenzione nei confronti della gestione elettronica dei documenti (GED).

Partiamo da una semplice osservazione: la gestione del documento cartaceo, per sua natura, si presta a generare inefficienze. Certamente tutti abbiamo avuto almeno una volta esperienza delle “brutte abitudini” dei fogli di carta:

  • Si perdono sotto una pila di loro “fratelli”
  • Si infilano nelle pratiche nelle quali non dovrebbero essere
  • Occupano molto spazio negli archivi
  • Sono difficili da ricercare e catalogare
  • Risulta scomodo movimentarli e non si spostano da soli…
  • Quando qualcuno li estrae dall’archivio, spesso si dimentica di reinserirli correttamente
  • Saltano fuori quando ormai non servono più.

In realtà, a determinare l’aumento della domanda di sistemi di gestione elettronica dei documenti sono la necessità di sfruttare maggiormente la conoscenza aziendale, il bisogno di rendere più rapida ed efficiente la circolazione delle informazioni e la consultazione dei documenti, la crescita volumetrica degli archivi e l’esigenza di ottimizzare gli spazi unitamente alla possibilità di ottemperare a requisiti legali di conservazione dei documenti… (segue)

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